Majandusteaduskonna Üliõpilaskogu tudengite poolt korraldatud ärikonverents TalTech Business Forum tõi sel aastal kokku üle 500 inimese koguma uusi teadmisi ärimaailmast. Kohal olid nii tudengid kui ka juba töötavad spetsialistid, kes kõik huviga uut infot olid ammutama tulnud.
Konverentsil said pealava jagada ning oma kogemusi jagada 14 eksperti: Madis Müller, Marko Oolo, Jaak Roosaare, Kristjan Liivamägi, Kristel Kruustük, Katri Teller, Joel Ostrat, Jaana Sahk-Labi, Hando Sutter, Liis Lepik, Janer Gorohhov, Tõnn Talpsepp, Madis Müür ja Tanel Padar. Lisaks kuulajatele tulid meie korraldatud üritusele kohale ka Äripäeva ning Bloombergi ajakirjanikud, kes hoolega ürituse käiku jälgisid. Kokkuvõtvaid lugusid nii Madis Mülleri kui ka Hando Sutteri esitustest saadki lugeda Äripäeva artiklitest. Kahel päeval väldanud sündmust modereeris meisterlikult ei keegi muu kui Urmas Vaino.
Sel aastal koosnes korraldustiim üle 40-st tudengist, kes kõik aktiivselt projekti edukasse korraldusse 6 kuu jooksul panustasid. Projektijuhid Mikk Pedaja ja Rasmus Kalep kommenteerivad sündmust järgmiselt: “See on uskumatu, millega oleme vabatahtlike tudengitega hakkama saanud! Täpselt sellist kogemust me oma üritusega tahtsimegi publikule pakkuda. Kui iga külaline sai endale kasvõi ühe mõtte, läks meie üritus igas mõttes korda. Projektijuhid on väga tänulikud kogu tiimile, et nad said nii rahuliku südamega ürituse päeva jälgida. Jah, eelnev korraldus oli muidugi põhjalik ning viimased nädalad olid pingelised, aga detailide läbi mõtlemine ja paljud paljud koosolekud oli seda väärt, et ürituse toimumise päevadel kõik sujuks.”
Siiski tuli ette ka ootamatusi, kus konverentsi teisel päeval sai korraldustiim uudise 2 panelisti haigestumisest paar tundi enne lavale astumist. “See oli muidugi suur üllatus, aga mõttes teadsime, et peame säilitama rahu ja kaasama nii vähe inimesi kui võimalik. Justkui Hollywoodi filmist nähtuna, kutsusime kokku kriisikoosoleku ning hakkasime kõikvõimalikke kontakte läbi helistama, kes paneeli sobiksid. 20-30 kõnet hiljem saime nõusse Tõnni ja Madise, kellest viimane tuli lavale põhimõtteliselt otse koeraga jalutuskäigult. Eks kindlasti tiim tajus, et midagi on halvasti, aga üldjoontes tundus, et publikuni see ei kandunud ning kõik jäid ikkagi rahule sellega, et suutsime mingi sisulise esinemise nii lühikese ajaga kokku panna,” kommenteerivad projektijuhid keeruka olukorra lahendamist.
“Kokkuvõttes oli minu jaoks kõige lahedam see, kui ma nägin, kuidas esimese ja viimase aasta tudengeid, kes muidu võib olla nii palju omavahel ei suhtleks, koos näiteks nõusid pesid. Ja nüüd näen neid uusi liikmeid, kes muidu kontorisse ei satu, meie inimestega igapäevaselt suhtlemas. See on kõige parem tunne, mis ühest projektist saab jääda - tunne, et oled omavahel inimesi liitnud,” lisab Rasmus.
HOW TO Mikult ja Rasmuselt:
1. Kuidas juhtida 40-liikmelist meeskonda edukalt?
Meie lähtusime valdkondade jaotamisest ning paljuski langes raskuskese tiimijuhtidele. Meie suur tiim koosnes viiest valdkonnast: personal, haldus, sponsorlus, programm ja turundus. Selline tiimide jaotamine oli kindlasti õige lüke, kuna alati oli hea ülevaade olemas, kes millega tegeleb, kas on kuskil abi vaja ning mis on veel lahtine. Projektijuhina ei suuda sa lihtsalt kõiki pisidetaile alati jälgida ning pead usaldama tiimijuhte, kes asjadel silma peal hoiavad. Projektijuhtidena keskendusime enda tugevustele, Rasmus on väga hea mikromanageerimises ja Mikk suurema pildi nägemises, kogu terviku kujundamises.
2. Kuidas korraldada edukalt suurüritusi?
Kõige olulisem on asjaolu, et tuleb usaldada aga ka kontrollida oma tiimi tööd. Sinul kui projektijuhil on teada suur pilt ja kõik tegevused, mida selle õnnestumiseks on vaja teha. See, kuidas sinu meeskond sinu püstitatud ülesanded täidab, on juba nende endi teha. Kahe projektijuhiga juhtimisel on väga oluline, et mõlemad juhid saaksid asjast ühte moodi aru. Samuti on väga oluline ka õigete koostööpartnerite kaasamine - ilma nendeta ja finantseeringuteta selliseid asju korda ei saada.
3. Kuidas hoida oma tiimi motiveerituna kogu pika korraldusperioodi jooksul?
Kindlasti aitab see, et tiim elab alguses sisse erinevate motivatsiooniüritustega. Me korraldasime valdkonniti tutvumis- ja pitsaõhtuid ning üldkoosolekutel mängisime seltskonnamänge ja icebreakereid. Ja muidugi on oluline ka sisemine motivatsioon, mis korraldajal tahest tahtmata olemas peab olema. Tihti juhtub nii, et suurt projekti korraldades näevad liikmed üksteist vaid ühisüritustel ja sellepärast nende korraldamine ongi väga oluline. Lõpuks ürituse korraldamise päeval on tore näha, kuidas kogu tiim hakkab harmooniliselt kokku mängima ning iseenesest probleeme lahendavad.
4. Kuidas õppida tehtud vigadest?
Meie puhul oli vist suurim komistuskivi kommunikatsioon juhtide vahel, sest me keegi tegelikult ei ole nii suure tiimiga töötanud ja ka kahekesi projekti juhtinud. Tekkis olukord mõned kuud enne üritust, kus tiimijuhid ei teadnud, millega teised tiimid tegelesid ning see tekitas pingeid, sest ürituse aeg hakkas lähemale jõudma. Nagu ka palliväljaku platsil jälgib treener mängu kõrvalt on vaja ka juhatuse tööd kõrvalt jälgida. Meil oli selleks haridusjuht Karoliina, kes märkas probleeme ning juhtis neile tähelepanu. Pärast selliseid märkamis, hakkasime korraldama regulaarsemalt koosolekuid tiimijuhtidega. See aitas väga palju ning pärast seda meil enam suuremaid kommunikatsiooni probleeme ei tekkinud. Ehk siis vanainimeste “koosolekute mentaliteet” siiski toimib…
